Będę weryfikować wypłacalność swoich kontrahentów – zarówno przed podjęciem współpracy, jak i w jej trakcie. Tak brzmi pierwsze z „postanowień noworocznych”, o których pisałem w tym wpisie. Pierwsze i najważniejsze.
W zakończonym roku liczba niewypłacalnych firm wzrosła o 30% w stosunku do poprzedniego (dane z raportu Coface).
Tyle statystyki, a jak to wygląda w rzeczywistości?
Przykład z życia wzięty. Jak to bywa w trakcie realizacji dużych inwestycji, jedna firma wynajęła od drugiej sprzęt, który ta akurat miała na budowie. Jedni potrzebowali sprzętu, drudzy go mieli na miejscu, a pracownicy obu firm znali się z placu budowy. Szybko spisano proste zamówienie i wydano maszynę. Wszystko układało się bezproblemowo do dnia, gdy minął termin płatności faktury za umówiony czynsz…
Windykacją w tej sprawie zajmuję się już drugi rok i wiem, że klient nie otrzyma złamanego grosza. On zresztą też o tym wie. Skąd taki pesymizm? Otóż, jak stwierdził komornik, na firmie ciążą zajęcia ze skarbówki i bardzo długiej kolejki innych firm, które wierzyły w owocną współpracę z zadłużonym kontrahentem.
Czy można było uniknąć tej sytuacji? W tym przypadku jak najbardziej tak. Wystarczyło przed wydaniem sprzętu zweryfikować kontrahenta w pierwszym lepszym biurze informacji gospodarczej, wywiadowni, a nawet poszperać trochę w Google. Już wtedy firma miała mnóstwo długów, więc szybko można było dojść do wniosku, że pożyczanie jej sprzętu nie jest najlepszym pomysłem. Jednak nie zrobiono tego. „Zaoszczędzono” godzinę pracy i kilkaset złotych, aby w długiej perspektywie stracić kilkadziesiąt tysięcy.
„Weryfikacja kontrahenta” – brzmi groźnie, skomplikowanie i drogo… Ale czy tak naprawdę jest? Na czym polega, ile kosztuje i ile czasu zajmuje? Oto odpowiedzi w miarę skondensowanej formie.
1. Weryfikacja w biurze informacji gospodarczej (BIG).
Aktualnie w Polsce funkcjonują 4 biura informacji gospodarczej (ich wykaz znajduje się tutaj). Są to prywatne firmy, działające na podstawie specjalnej ustawy, których zadaniem jest głównie zbieranie informacji o nieuregulowanych zobowiązaniach firm, a także osób prywatnych. Ubiegając się o kredyt lub pożyczkę jesteśmy sprawdzani właśnie w biurach informacji gospodarczej, a jeżeli tam widniejemy, to mamy spory problem. Każdej szanującej się firmie zależy na tym, aby nie być odnotowanym w BIG.
Plusem weryfikacji w biurze informacji gospodarczej jest wysoka wiarygodność informacji, a także możliwość dopisania naszego dłużnika do „czarnej listy”. Minusem natomiast konieczność posiadania umowy z takim biurem, a także ryzyko, że kontrahent nie jest wpisany akurat do BIG, z którego korzystamy, ale widnieje w innym.
Osobiście pierwsze miejsce, w którym sprawdzam kontrahenta, to właśnie jest jeden z funkcjonujących BIG. Dostęp do biura kosztuje mnie około 250 zł netto miesięcznie, przy czym w Twoim przypadku może być to inna kwota (wszystko zależy od tego jak dużo korzysta się z danych BIG).
Koszt: około 250 zł netto/miesięcznie
Czas weryfikacji kontrahenta w jednym BIG: 5 minut – wystarczy podać NIP i poczekać na raport.
2. Weryfikacja w biurze informacji kredytowej (BIK).
Łatwo pomylić BIG z BIK, ale to jednak inna instytucja, która została utworzona przez banki i Związek Banków Polskich, zgodnie z prawem bankowym. Co istotne, w BIK możemy kupić jednorazowy raport o kontrahencie, który pokaże nam wskaźnik i listę jego długów. Koszt takiego pojedynczego raportu to zaledwie 36 zł brutto, przy czym oczywiście można wykupić pakiet sprawdzeń. Do weryfikacji kontrahenta będziemy potrzebowali założyć sobie konto, ale pozytyw jest taki, że konto jest bezpłatne.
Koszt: 36 zł brutto za sprawdzenie
Czas weryfikacji kontrahenta w BIK: 5 minut – wystarczy podać NIP i poczekać na raport.
3. Weryfikacja w innych wywiadowniach gospodarczych.
Istnieje również masa innych, prywatnych firm, które zajmują się właśnie zbieraniem informacji o stanie finansowym przedsiębiorstw. Mam tu na myśli takie firmy jak Coface, Euler Hermes (aktualnie Allianz Trade), KIPG. Na ich stronach internetowych, po uiszczeniu odpowiedniej opłaty, można pobrać raport o stanie wypłacalności wybranej firmy.
Plusem takiego rozwiązania jest to, że często są to bazy międzynarodowe, więc jest to idealne rozwiązanie, jeżeli chcemy zweryfikować spółkę niemiecką, francuską itp. W niektórych przypadkach można pobrać raport bez podpisywania jakichkolwiek umów z wywiadownią, a nawet bez zakładania konta. Wystarczy wybrać kontrahenta, opłacić raport płatnością błyskawiczną, aby po chwili móc zagłębiać się w szczegółowe dane finansowe kontrahenta.
Osobiście korzystam z usług jednej z takich wywiadowni, gdzie mam wykupiony pakiet raportów, które mogę pobrać. Wywiadownia ta „chwali” się, iż agreguje dane z różnych BIG’ów i giełd długów, niemniej ciężko mi to zweryfikować.
Koszt: ok. 300 zł miesięcznie
Czas weryfikacji kontrahenta: 10 minut – wystarczy znaleźć kontrahenta w bazie, opłacić usługę (jeżeli nie ma się wykupionego pakietu) i poczekać na raport.
4. Weryfikacja w KRZ, KRS, US, ZUS
Przechodzimy do rozwiązań całkowicie bezpłatnych i powszechnie dostępnych.
KRZ, czyli funkcjonujący od niedawna Krajowy Rejestr Zadłużonych – portal publiczny prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, gdzie oprócz upadłości i restrukturyzacji, pojawiają się również informacje o postępowaniach egzekucyjnych. Wystarczy więc wpisać nazwę naszego kontrahenta, aby dowiedzieć się czy nie złożono wobec niego wniosku egzekucyjnego lub wniosku o ogłoszenie upadłości. Minusem tej bazy jest to, że istnieje od niedawna i nie jest bazą kompletną.
KRS, czyli znany wszystkim Krajowy Rejestr Sądowy, do którego wpisana jest każda polska spółka prawa handlowego (nie sprawdzimy tu osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Dział 4 KRS poświęcony jest właśnie ujawnianiu zaległości płatniczych spółek. Niestety bardzo rzadko takie zaległości były ujawniane właśnie w KRS, więc tą opcję weryfikacji kontrahenta można traktować jako bezpłatny dodatek, a nie jako podstawowe źródło wiedzy.
Urząd Skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Podobnie jak robią to zamawiający w przetargach publicznych, warto zażądać od kontrahenta przedstawienia urzędowego zaświadczenia o braku zaległości w opłacaniu podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
Koszt: bezpłatne
Czas weryfikacji w KRZ, KRS i zapoznania się z zaświadczeniami: 15 minut.
5. Weryfikacja opinii na temat kontrahenta w Internecie.
Często bagatelizowany sposób, a jakże prosty.
Jeżeli kontrahent przestał płacić innym firmom lub pracownikom, to jak myślisz – gdzie pojawią się pierwsze negatywne opinie? Dokładnie tak – w Internecie.
Dlatego sprawdzając kontrahenta zawsze staram się go wygooglować, poczytać opinie na mapach Google, a także w takich serwisach jak GoWork. Mam świadomość, że opinie mogą być niewiarygodne, ale jeżeli w ostatnich miesiącach pojawiło się na przykład 10 wpisów o braku zapłaty wynagrodzenia pracownikom, to czy można przejść obok takich informacji obojętnie?
Istnieją również internetowe giełdy długów. Do informacji znajdujących się na takich giełdach należy również podejść z dużą rezerwą (praktycznie każdy może dokonać tam wpisu), niemniej, jeżeli widzę kilka wpisów dotyczących tego samego przedsiębiorcy, to coś musi być na rzeczy.
Koszt: bezpłatnie
Czas weryfikacji: 15-20 minut.
Monitorowanie wypłacalności kontrahenta w trakcie współpracy.
Założenie jest takie, że kontrahenta weryfikujemy nie tylko na początku współpracy, ale również w jej trakcie. Dobra informacja jest taka, że nie musimy każdego poranka powtarzać wszystkich opisanych powyżej czynności. Wyręczy nas usługa tak zwanego monitorowania kontrahenta, którą zapewniają Biura Informacji Gospodarczej, a także większość innych wywiadowni.
Usługa monitorowania polega na tym, że system automatycznie informuje nas (poprzez wiadomość e-mail), że kontrahent, którego weryfikowaliśmy wcześniej, został dopisany lub wypisany z bazy dłużników.
I tak codziennie otrzymuję komplet informacji z jednego Biura Informacji Gospodarczej oraz jednej prywatnej wywiadowni na temat firm, którymi się interesuję. Od razu widzę, gdy któryś ze stałych kontrahentów przestaje płacić podwykonawcom, ubezpieczycielom lub firmom telekomunikacyjnym, dzięki czemu mogę doradzić klientowi, żeby zastanowił się czy nie lepiej wypowiedzieć umowy kontrahentowi zanim będzie za późno.
Koszt monitorowania: w cenie umowy z BIG lub inną wywiadownią
Czas: 5 minut dziennie na zapoznanie się z mailem.
Podsumowanie.
W sumie wychodzi jakaś niecała godzina pracy przy weryfikacji jednego kontrahenta, zakładając sprawdzenie go na wszystkie wyżej wymienione sposoby. Oczywiście nie trzeba stosować wszystkich tych sposobów, niemniej czym dokładniejsza weryfikacja tym pewniejszy wynik.
Jeśli chodzi o koszty, to moim zdaniem warto mieć wykupiony dostęp do danych wybranej BIG oraz dodatkowej wywiadowni, co w sumie powinno kosztować ok. 500 zł miesięcznie. To naprawdę nie są pieniądze wyrzucone w błoto, o czym najlepiej świadczy przedstawiony na początku przykład klienta, który stracił kilkadziesiąt tysięcy złotych wypożyczając sprzęt firmie, która była całkowicie niewypłacalna.
Podsumowując, aktualnie dostęp do informacji o kontrahencie jest tak powszechny i łatwy, że rozpoczęcie współpracy z nieznaną nam firmą bez jej wcześniejszego sprawdzenia jest po prostu niewybaczalnym błędem. Błędem, który może kosztować bardzo wiele.
